如何让虚拟会议系统易于使用并实现协作？

三分之一的企业会议遇到技术问题，并且用户在使用会议技术时经常遇到挑战。超过三分之一的用户每周，甚至每天花费宝贵的时间将这些问题上报给技术专家。

虚拟会议的五个主要痛点中有四个与音频有关。它们是：1）背景噪音，2）回声，3）声音消失，4）无法听到其他会议参与者的声音。由于这些技术问题，有82％的受访者表示，他们经历了负面后果，包括改期安排会议，品牌声誉受损或客户信任度下降。

准备工作可能需要为团队配备适合在家开会的正确产品。它还可能需要为办公室配备设备，以符合会议室中的社交距离要求，同时改善远程与会者的体验。例如，可以在会议室放置耳机，USB麦克风和阵列麦克风。如今，最大的趋势可能涉及“非接触式”麦克风，在会议期间无需处理。

阵列麦克风技术在当今尤其重要，因为它可以提供广播质量的声音，可以在安全距离内隐蔽地捕捉到高-无论是从正面，上方或侧面。此类技术针对不同房间和环境的提供可控音频覆盖范围。音频设置可以远程控制，而无需为了最大程度的覆盖声音，要任何人重新安置麦克风。

随着越来越多的员工适应混合办公室环境，虚拟会议将比以往任何时候都重要。只要新冠疫情持续下去，旅行限制可能会继续；因此，在线协作可能继续取代面对面的会议。小会议室和会议室的需求将一如既往（尽管很可能是会议室中的人数减少了），但音频质量功能和易用性将比以往任何时候都更为关键。

当务之急是使员工之间的协作更加轻松，可能一天在办公室，第二天远程办公；尤其重要的是，因为他们在不同的环境中使用不同的协作工具。如果员工使用经过受欢迎的协作服务认证的产品，例如微软的Team、思科的Webex、Zoom、腾讯会议、丁丁等可帮助促进最佳音频质量并确保该静音状态始终在设备和视频服务之间同步。安全是另一个主要考虑因素。将产品与音频加密相结合有助于保持私人会议对话的保密。

生产力是另一个大问题。81％的受访者认为完美无瑕的音频将改善虚拟会议的质量，并提高其有效性和整体用户体验。对于许多企业而言，如果开展业务受阻，对底线产生负面影响；音质可以防止这种情况的发生。优质的音频改善了用户体验，减少了压力/疲倦并提高生产力。

从IT角度来看，企业可以采取多种措施来适应当前的情况。其中包括更多地了解用户在音频和会议解决方案面临的真正挑战。这样，买家可以将投资重点放在将带来最大生产率提高的地方。企业还可以优先考虑对灵活的技术和创新的投资，从而适应多样化和不断变化的用户需求，同时改善总体音频体验并降低与解决问题相关的成本。

网络音频生态系统是一个主要的新趋势。它们有助于改善空间的使用和管理便利性，并提供更好的互操作性。投资智能技术和设备使用户的工作更轻松，这意味着对IT支持的压力较小。以下是企业提高其会议功能的易用性和安全协作的提示：

由于必须减少上下班和出差的劳动力，虚拟会议变得至关重要。确保您的员工和您拥有立即计划和进行远程会议的工具。日程和限制的变化非常迅速，但是只要您拥有技术和培训，面对面的会议就可以瞬间变成虚拟会议。

使用可用的技术来确保远程参加会议的人员可以看到和听到会议室中的每个人。确保员工在家中拥有所有合适的设备，如笔记本电脑、耳机或具有良好通讯功能的头戴式耳机，以及一个安静的工作空间。不要接受“足够好”。老式设备无法满足当今的虚拟会议需求和期望。追求广播质量的声音，以便用户可以优化他们的体验和生产力。

您的远程工作者可以积极参加会议吗？如果他们做不到，他们会感到与世隔绝，生产率可能下降。确保在家中参加会议的人员有良好的体验。通过提问来与他们互动，以确保他们不会被遗忘。另外，请考虑与您的团队安排更频繁的签到会议。定期会议可以帮助远程员工感觉更强的协作感。

对于某些人来说，无法去办公室或参加会议可能会带来巨大压力。不要因为复杂的操作和易用性而感到压力。确保每个人都知道如何使用该技术。

对于企业来说，好消息是所有这些技术都是可扩展的。如果您有一两个会议室，则可以为它们配备与大型会议室相同的高质量技术。

许多决策者专注于拥有出色的视频功能。但是现实是，没有高质量的音频，会议就无法真正发挥作用。这就是为什么在虚拟会议中拥有出色的音频比混合办公室更为重要的原因.